1- Se prepare e elimine quaisquer problemas técnicos.
Alguns alunos já reportaram situações em que os assuntos tratados não eram do seu conhecimento e que não conseguiam ajustar os aparelhos e nem acessar os links de forma adequada e isso causou nervosismo e constrangimento, ou seja um péssimo jeito de iniciar um call.
Muitas empresas tem seus próprios softwares para realização dos conference calls, muitas vezes são diferentes do que os que você está acostumado a usar. Então verifique a sala em que o call vai acontecer. Teste o equipamento, o link para o software e seja o primeiro a se conectar. Demonstre comprometimento com a reunião, Isso pode facilitar logo de cara as coisas e abrir caminho para uma boa comunicação com a outra parte. Lembre-se que você não terá mais nenhuma chance de causar uma boa primeira impressão. Quando tudo vai bem no aspecto técnico/logístico você fica livre pra focar no que precisa ser discutido e na linguagem que vai usar.
2 – Explicando algum procedimento técnico da chamada:
Muito bem, vamos começar com algumas palavras para explicar algum procedimento técnico, como:
- Aperte o botão vermelho(por exemplo). Press the red button.
- Se você quiser dar ênfase, Você tem que apertar o botão vermelho, você diz: – You need to press the red button.
- Acho que ficaria melhor se você falasse mais perto do microfone, it’s a good idea to speak near the microphone
3 – Pedindo uma cofirmação e confirmando:
- Se vc não compreendeu e quer que a outra pessoa repita, seja educado e não diga WHAT?! Isso é muito grosseiro. Você pode dizer: apneas sorry, Can you repeat that please? Você pode repetir isso por favor? –
- Se quiser confirmar uma informação diga: What exactly do you mean…? O que você quis dizer com…
- Pra verificar que as outras pessoas entenderam você pode dizer: Is that Clear? Está claro? Are you with me? Você está seguindo meu raciocícnio, tá me entendo?
4- Tá tudo beleza everything is great, no seu conference call
Se tudo estiver indo bem você pode dizer :
– Yeah: That’s clear! Sim, está bem claro, ou então de um jeito mais informal: Yes, I’ve got that. Loud and clear
5 – Se identifique
Uma coisa importante num conference call é se identificar a cada vez que você for falar pois muitas vezes tem mais de uma pessoa na chamada, aí você diz o seu nome e Here, por exemplo. Max here, ou Pedro here. Você tambem pode dizer isso quando atende uma ligação.
6 – Ligação com problemas
Você pode também se deparar com falhas técnicas, a ligação está falhando você diz: – Sorry, it’s breaking up, ou se você não pode ouvir, diga Sorry, I can’t hear you. –
enquanto você tenta resolver o problema. Hang on, aguenta aí. Is it better now? Consegue me ouvir agora? Melhorou?
7-Alguém pode estar falando muito rápido, peça para ela falar mais devagar, Can you slow down please, ou can you speak more slowly please.
É isso aí, let’s recap? Vamos recordar? (talvez fazer isso em forma de gráfico).
Explicando um procedimento: You need to / It’s a good idea to
Pedir pra confirmar e confirmar: Can you repeat that please? What exactly do you mean? Is that clear? Are you with me?
Se está tudo bem: Yeah, that’s clear / Yes, I’ve got that/ loud and clear
Ligação com problemas: Sorry, It’s breaking up / sorry, I can’t hear you. Hang on, is it better now?
Tao falando muito rápido: Can you slow down please? / Can you speak more slowly?